乐山艺术实验学校文件
乐艺校〔2013〕 10号 签发人：王红兵
乐山艺术实验学校
关于一般公文格式要求的通知
学校各部门：
现将我校《一般公文格式要求的通知》发到各部，请在以后的公文来往中照此执行。
一、用纸:A4纸
二、页面设置
（一）纸张边距
上、下均为1.84cm，左边距为2.4cm，右边距为2cm。
每自然段文字要求首行缩进2个汉字的距离。
（二）页脚
页眉为1.5cm，页脚设为1.75cm。
（三）页码
公文只有一页时不用插入页码。如有两页以上，可按以下要求插入页码：对齐方式“居中”（页数少）或外侧（页数超过3页），居中时数码左右各放一条“一”字线，如第一页页码为“- 1 -”。
三、正文格式
（一）标题部分
用“2号加粗黑体字”，位置“页面居中”，一般分两行，第一行为单位名称，第二行为公文主要内容概述。
（二）正文部分
1.用字要求
正文用“4号仿宋体字”，正文第一层标题用“4号黑体字”，标题单设一行，结尾不加标点符号。第二层标题用“4号加粗楷体字”，结尾加句号，后接正文，不单独设行。正文第三层标题用“4号加粗仿宋体字”，结尾加句号，后接正文。
2.标题序号
正文第一层标题序号依次为“一”、“二”、“三”，序号后面要加“、”号；第二层标题序号依次为“（一）”“（二）”“（三）”，序号的括号后不能再加顿号，如不能写成“（一）、”；第三层标题序号为“1”、“2”、“3”，序号后不能加顿号，应加“.”号，如“1.”、“2.”、“3.”；第四层标题序号依次为“（1）”、“（2）”、“（3）”，序号的括号后不能再加顿号，如不能写成“（1）、”；第五层用“①、‚、③”。
3.行间距
一般设定为“固定值24磅”。
4.行文过程中的数字书写方式。
（1）数字使用必须一致，凡用阿拉伯数字就一律用阿拉伯数字，凡用汉字就一律用汉字，不可出现兼杂现象。
示例：二00九年应改为二○○九年。
（2）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
示例：一律十滴水 二Ｏ九师 二万五千里长征 四书五经
（3）公历世纪、年代、年、月、日用数字表示，年份一般不用简写。 示例1： 20世纪80年代 公元前440年
示例2：1990年不应简作“九Ｏ年”或“90年”。
（4） 时、分、秒
示例：4时 15时40分(下午3点40分)
注：必要时，可按采用每日24小时计时制，时、分、秒的分隔符为冒号“：”，示例： 04：00(4时) 14：12：36(14时12分36秒)
（5） 要求使用汉字的情况
① 中国干支纪年和夏历月日
示例：丙寅年十月十五日 腊月二十三日 正月初五
‚含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组
如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。
示例1：“一·二八”事变(1月28日) “一二·九”运动(12月9日)
示例2：五四运动 五一国际劳动节 “九一三”事件
（6）一般应使用阿拉伯数字的情况
示例： 45.6万元 48岁11个月 1480人 4.6万册 550名
（7）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
示例1：一个人 三本书 四种产品 六条意见 读了十遍
示例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1561人。
（8）阿拉伯数字书写的纯小数必须写出小数点前定位的“0”。小数点是齐底线的黑圆点“.”。
示例：0.46不得写成.46和0·46
5. 公文落款年月日要求。
根据国办最新文件要求，一律使用阿拉伯数字，示例：2O1O年1月2O日。
6. 班级名称书的要求。
要求使用规范汉字书写完整，示例：三年级二班，九年级三班，各类教室课表中一律不得使用简写形式。
7. 课时节次书写要求。
示例：1-2、3-4应改为1-2节、3-4节
8. 时间规范书写要求。
示例：20：30应改为20:30。(用半角输入英语形式)
9. 时间起讫书写要求。
年代起讫用（～）表示，月份和日期都是2位数字，示例：2010～2011年、2009.10.07～2010.09.12；年度起讫用（－）表示，示例：1980－1981年度
10. 汉语拼音注音字母的正确使用及书写要求。大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。
11. 文字材料中序号、标点的正确使用及书写要求。
（1）“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
（2）“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。
（3）“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。
（4）凡序号带括号的均不加标点。如：（一）（1） ①等不再加标点符号。
（5）凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“——”。示例：2005年9月～10月中的“～”（使用规范）。
（6）凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）。
（三）附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用“3号仿宋体字”标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号，应使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格用“3号仿宋体字”标识“附件”，有序号时标识序号，附件序号和名称前后标识应一致。
（四）落款部分
因标题部分已写明单位，所以落款部分一般不再标注单位名称，应用阿拉伯数字将年、月、日标全，上距正文六行，右边空4个字符。如落款部分需要标注“申请人”或“汇报人”姓名，应先标姓名，另行标识成文时间。
（五）加盖印章
加盖印章应端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（六）附注
公文如有附注，应用“3号仿宋体字”，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
四、 工作计划、总结等文书材料规范书写要求
（一）标题。
用2号黑体加粗，可一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，列对称，间距恰当。
（二）正文部分。
一律用仿宋，字号全部为小四号字，1.5倍行距。
（三）落款部分。
由单位、时间组成，靠右侧，但不右对齐，与正文空3行，右边空4个字符。
（四）排版。
每自然段文字要求首行缩进2个汉字的距离。
五、装订要求
公文如果是双面印制，应在左侧装订，装订时使用两个订书钉，两个订书钉左距纸边2cm,上下位置分别位于整页纸高的三分之一和三分之二处，即将纸张左边高度三等分。如果是单面印制，应在上侧装订，装订时使用两个订书钉，两个订书钉上距纸边2cm,左右位置分别位于整页纸宽的三分之一和三分之二处，即将纸张上边宽度三等分。